Belege in belegFuchs erstellen und verwalten

In belegFuchs können Sie Belege erstellen und verwalten. Belege sind Dokumente, die Einnahmen oder Ausgaben dokumentieren. Sie können Belege erstellen, Zahlungen buchen und Belege löschen.

Beleg erstellen

Wenn Sie einen Beleg erfassen möchten können Sie zwischen zwei Belegtypen wählen: Einnahme oder Ausgabe. Belege können Sie mit einem Datum, einem Betrag, einer Kategorie und einer Beschreibung versehen. Sie können auch Dateien anhängen, um den Beleg zu dokumentieren.

Feld Belegnummer

In dem Feld Belegnummer müssen Sie die eindeutige Belegnummer eingeben. Dies könnte z.B. die Rechnungsnummer einer Rechnung sein, die Sie erhalten haben.

Feld Belegdatum

In dem Feld Belegdatum müssen Sie das Datum eingeben, an dem der Beleg erstellt wurde. Dies könnte z.B. das Rechnungsdatum einer Rechnung sein, die Sie erhalten haben.

Feld Lieferant/Kunde

In dem Feld Lieferant/Kunde müssen Sie den Lieferanten oder Kunden auswählen, der auf dem Beleg steht. Wenn Sie noch keinen Lieferanten oder Kunden angelegt haben, können Sie dies direkt in dem Belegerfassungsformular machen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zu Kontakten.

Feld Lieferdatum

In dem Feld Lieferdatum müssen Sie das Datum eingeben, an dem die Leistung erbracht wurde. Dies könnte z.B. das Lieferdatum einer Rechnung sein, die Sie erhalten haben.

Feld Umsatzsteuerregelung

In dem Feld Umsatzsteuerregelung müssen Sie die Umsatzsteuerregelung auswählen, die auf den Beleg zutrifft.

Positionen

In dem Bereich Positionen können Sie die einzelnen Positionen des Belegs erfassen. Sie können eine Position hinzufügen, indem Sie auf Position hinzufügen klicken. Sie können auch eine Position löschen, indem Sie auf das Mülleimersymbol klicken.

Wenn Sie eine Rechnung mit mehreren Positionen haben, die aber alle die gleiche Kategorie haben, können Sie alle Rechnungspositionen in eine Position zusammenfassen. Das führt dazu, dass Sie den Rechnungsbetrag in eine Position eingeben und nicht jede einzelne Position einzeln erfassen müssen.

Feld Bezeichnung

Das Feld Bezeichnung können Sie grundsätzlich leer lassen. Nur wenn die Position als Anlage behandelt wird, müssen Sie hier eine Bezeichnung eingeben.

Feld Kategorie

In dem Feld Kategorie müssen Sie die Kategorie auswählen, die auf die Position zutrifft. Es gibt eine Reihe an vorgefertigten Kategorien, die Sie auswählen können. Sie können auch eigene Kategorien anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zu Buchungskonten.

Feld Netto- / Bruttobetrag

In dem Feld Netto- / Bruttobetrag müssen Sie den Betrag eingeben, der auf die Position zutrifft. Wenn Sie eine Rechnung in eine Position zusammenfassen, müssen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung eingeben.

belegFuchs speichert grundsätzlich alle Beträge als Nettobeträge. Die Bruttobeträge werden automatisch berechnet.

Feld USt.

Das Feld USt. (Umsatzsteuer) müssen Sie in der Regel nie ausfüllen. belegFuchs berechnet die Umsatzsteuer automatisch anhand der Kategorie und der Umsatzsteuerregelung.

Feld Nutzungsdauer

Das Feld Nutzungsdauer müssen Sie nur ausfüllen, wenn die Position als Anlage behandelt wird. Hier müssen Sie die Nutzungsdauer in Jahren eingeben. Die Nutzungsdauer wird für die Abschreibung der Anlage verwendet.

Dateien

In dem Bereich ausgewählte Dateien können Sie Dateien anhängen, die den Beleg dokumentieren. Sie können Dateien hinzufügen, indem Sie auf Datei hinzufügen klicken. Sie können auch Dateien löschen, indem Sie auf das Mülleimersymbol klicken.

Grundsätzlich können Sie bis zu 5 PDF-Dateien, Bilder und Office-Dokumente anhängen. Die Dateien dürfen maximal 5 MB groß sein. Wobei jede PDF-Datei mehrere Seiten haben kann.

Beleg löschen

Wenn Sie einen Beleg löschen möchten, müssen Sie zunächst alle Zahlungen löschen, das können Sie mit dem Menüpunkt Als „offen“ markieren machen. Wenn Sie alle Zahlungen gelöscht haben, können Sie den Beleg löschen.

Zahlungsein oder -ausgang buchen

Um eine Zahlung zu buchen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Belege im linken Menü.
2. Klicken Sie auf den Beleg, für die Sie eine Zahlung buchen möchten.
3. Klicken Sie auf Zahlungsein- oder -ausgang buchen.
4. Wählen Sie das Buchungsdatum und den Betrag aus.
5. Klicken Sie auf Buchen.